Umstellung auf Outlook New: Was sie wissen sollten

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Die IT-Welt ist in ständigem Wandel – und Microsoft trägt mit einer Neuerung dazu bei: der Umstellung der Microsoft 365-Pläne auf die neue Version von Microsoft Outlook, bekannt als „Outlook New“. Diese Umstellung bringt sowohl neue Funktionen als auch tiefgreifende Änderungen in der Benutzeroberfläche und der Integration mit anderen Microsoft-Diensten. Hier erfahren Sie, was Sie dazu wissen müssen.

Wichtige Neuerungen im neuen Microsoft Outlook (Outlook New)

1. Veränderte Benutzeroberfläche

  • Moderneres Design: Das neue Outlook hat eine überarbeitete, schlankere Oberfläche mit verbesserten Symbolen.
  • Individuell anpassbare Navigation: Die Seitenleiste kann für häufig genutzte Funktionen wie Kalender, Kontakte und Aufgaben individuell angepasst werden.
  • Quick Steps: Wiederkehrende Aufgaben, wie das Weiterleiten von E-Mails, lassen sich mit einem Klick automatisieren.

🔗 Quelle:
Microsoft 365 Blog
The Verge

2. Neue Kalenderfunktionen

  • Intelligente Erinnerungen: Outlook erkennt Termine und schlägt automatische Erinnerungen für wichtige Aufgaben vor.
  • Kalender-Pins: Nutzer können besonders wichtige Termine im Kalender oben fixieren, sodass diese immer sichtbar bleiben.
  • Erinnerungen für E-Mails: Nicht beantwortete E-Mails werden automatisch markiert und zu einem späteren Zeitpunkt erneut angezeigt.

🔗 Quelle:
Microsoft Support
Windows Central

3. Fokus auf Produktivität und KI

  • KI-gestützte Funktionen wie intelligente Terminvorschläge und automatische Kategorisierung von E-Mails verbessern den Workflow.
  • Copilot-Unterstützung: In zukünftigen Updates wird Outlook verstärkt auf den Microsoft KI-Assistenten Copilot setzen, um Prozesse wie das Verfassen von E-Mails oder die Terminplanung zu automatisieren.
  • Focus Inbox bleibt erhalten, mit neuen, KI-gestützten Filtern zur Priorisierung wichtiger E-Mails.

🔗 Quelle:
TechRadar
Microsoft Learn

4. Verbesserte Sicherheit

  • Phishing-Schutz: Das neue Outlook enthält aktualisierte Mechanismen, um verdächtige Links und E-Mail-Absender zu erkennen.
  • Sicherheitsüberprüfung von Links: Eingehende Links in E-Mails werden von Outlook geprüft, um potenziell schädliche Inhalte zu blockieren.
  • Unternehmensrichtlinien lassen sich einfacher umsetzen, wodurch kleine Unternehmen Sicherheitsvorgaben besser einhalten können.

🔗 Quelle:
ZDNet
Microsoft Security Blog

Herausforderungen bei der Umstellung auf das neue Microsoft Outlook (Outlook New)

1. Gewöhnung an die neue Benutzeroberfläche

  • Das modernisierte Design unterscheidet sich erheblich vom klassischen Outlook, was gerade bei langjährigen Nutzern zu Eingewöhnungsschwierigkeiten führen kann.
  • Einige Funktionen wurden anders platziert oder sind über neue Wege erreichbar, was anfangs mehr Zeit bei der Nutzung erfordert.

🔗 Quelle:
The Verge
TechCommunity Blog

2. Fehlende Unterstützung für lokale PST-Dateien

  • Archivdateien im PST-Format werden aktuell nicht vollständig unterstützt. Das kann für Unternehmen problematisch sein, die große Datenmengen in lokalen Archiven speichern.
  • Nutzer müssen auf Cloud-basierte Lösungen umsteigen, was möglicherweise zusätzliche Kosten oder Anpassungen erfordert.

🔗 Quelle:
ZDNet
Windows Central

3. Begrenzte Add-In-Unterstützung

  • Viele Unternehmen nutzen individuelle Add-Ins zur Optimierung ihrer Arbeitsabläufe.
  • Derzeit unterstützt das neue Outlook nicht alle Makros und Drittanbieter-Add-Ins, was bestimmte Prozesse verlangsamen oder erschweren kann.

🔗 Quelle:
Microsoft Learn
TechRadar

4. Eingeschränkte Unterstützung für IMAP/POP-Konten

  • Einige IMAP- und POP-Konten werden noch nicht unterstützt. Unternehmen, die solche Konten nutzen, können Probleme bei der Migration auf das neue Outlook haben.
  • Alternativen wie Gmail oder Yahoo funktionieren bereits, aber die vollständige IMAP/POP-Unterstützung wird erst mit späteren Updates erwartet.

🔗 Quelle:
Microsoft Support
Windows Latest

5. Veränderungen bei Sicherheitsrichtlinien

  • Das neue Outlook enthält erweiterte Phishing- und Malware-Schutzfunktionen, aber diese erfordern oft Anpassungen der bestehenden Unternehmensrichtlinien.
  • Besonders kleinere Unternehmen müssen ihre Compliance-Vorgaben überarbeiten, um die neuen Sicherheitsstandards einzuhalten.

🔗 Quelle:
ZDNet
Microsoft Security Blog

Fazit


Die neuen Funktionen des neuen Microsoft Outlook bieten zahlreiche Vorteile, insbesondere durch die Integration und die KI-gestützten Tools. Diese Innovationen können den Arbeitsalltag erleichtern und die Produktivität steigern.

Gleichzeitig sollten Unternehmen potenzielle Herausforderungen im Blick behalten, da bestehende Prozesse in Verbindung mit ERP- und CRM-Systemen möglicherweise nicht direkt kompatibel sind. Eine unvorbereitete Umstellung könnte zu unerwünschten Unterbrechungen führen.

Wir empfehlen daher, die Umstellung vorerst zu verschieben und zunächst die Kompatibilität mit Ihren aktuell genutzten Tools umfassend zu prüfen. Eine gut geplante Einführung minimiert Reibungsverluste und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen das volle Potenzial von Outlook New ausschöpfen kann.